Cẩm nang setup: cách sắp xếp bàn họp cho mọi quy mô

Cách sắp xếp bàn họp không chỉ là bố trí nội thất, mà là nghệ thuật tối ưu hóa không gian, thúc đẩy sự tương tác và đạt được mục tiêu cuộc họp. Một bố cục khoa học có thể tăng hiệu suất làm việc lên gấp đôi. Dưới đây là cẩm nang chi tiết về các kiểu setup bàn họp văn phòng phù hợp với từng quy mô và mục tiêu.

1. Phòng họp quy mô nhỏ (dưới 10 người)

Đối với các cuộc họp nhóm nhỏ, họp chiến lược hoặc brainstorm, mục tiêu là tạo sự thân mật, cởi mở và khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến.

a. Kiểu sắp xếp bàn tròn (Round Table)

Đặc điểm & mục tiêu: Lý tưởng cho họp nhóm nội bộ, họp sáng tạo. Loại bỏ sự phân cấp, tạo sự bình đẳng tuyệt đối.
Ưu điểm: Tương tác trực diện, cởi mở, khuyến khích thảo luận.
Kích thước tiêu chuẩn: Đường kính 1.2m – 1.5m (4–6 người).

b. Kiểu sắp xếp bàn vuông/Oval (Conference)

Đặc điểm & mục tiêu: Phù hợp cho họp quản lý, ra quyết định nhanh. Chủ tọa dễ dàng điều phối.
Ưu điểm: Không gian trang trọng vừa phải, dễ tập trung vào người chủ trì.
Kích thước tiêu chuẩn: Dài 1m – 2.4m (6–8 người).

c. Kiểu sắp xếp phòng huddle (đứng)

Đặc điểm & mục tiêu: Dành cho họp cập nhật công việc hàng ngày (daily stand-up meeting).
Ưu điểm: Rút ngắn thời gian họp, tăng tốc độ ra quyết định.
Kích thước tiêu chuẩn: Bàn cao kiểu mini bar, không cần ghế ngồi.

2. Phòng họp quy mô vừa (10 – 30 người)

Đây là quy mô phổ biến cho các buổi training, họp tổng kết hoặc hội thảo chuyên đề.

a. Kiểu sắp xếp chữ U (U-Shape)

Đặc điểm & mục tiêu: Lý tưởng cho buổi đào tạo hoặc có diễn giả. Khoảng trống giữa giúp trình chiếu dễ dàng.
Ưu điểm: Mọi người đều hướng về trung tâm và vẫn tương tác được với nhau.
Lưu ý: Không nên áp dụng cho trên 30 người.

b. Kiểu sắp xếp lớp học (Classroom)

Đặc điểm & mục tiêu: Phù hợp với buổi học, training cần ghi chép, phát tài liệu.
Ưu điểm: Tầm nhìn tốt, có chỗ đặt laptop và ghi chú.
Lưu ý: Giữ lối đi rộng 0.9m – 1m, hạn chế tương tác đa chiều.

c. Kiểu sắp xếp hollow (Rỗng giữa)

Đặc điểm & mục tiêu: Giống chữ U nhưng kín 4 cạnh, thích hợp khi có nhiều tài liệu.
Ưu điểm: Tăng tương tác giữa các thành viên.
Lưu ý: Không phù hợp cho buổi có người thuyết trình chính.

3. Phòng họp quy mô lớn (trên 30 người)

Thường dùng cho hội nghị, họp cổ đông hoặc sự kiện thuyết trình quy mô lớn, nơi mục tiêu chính là truyền tải thông tin rõ ràng.

a. Kiểu sắp xếp nhà hát/ hội trường (Theater)

Đặc điểm & mục tiêu: Áp dụng cho họp từ 30 – 100 người, không cần bàn làm việc.
Ưu điểm: Tối ưu hóa sức chứa, đảm bảo tầm nhìn.
Lưu ý: Ghế nên xếp so le để người ngồi sau không bị che khuất.

b. Kiểu sắp xếp cabaret (Bàn tròn tiệc)

Đặc điểm & mục tiêu: Thường dùng cho gala, tiệc cuối năm hoặc sự kiện ăn uống.
Ưu điểm: Tạo không khí thoải mái, dễ giao lưu.
Lưu ý: Chiếm diện tích lớn, không phù hợp phòng nhỏ.

4. Nguyên tắc vàng khi sắp xếp bàn họp

Ngoài việc chọn kiểu setup, bạn nên lưu ý:

Ưu tiên vị trí chủ tọa: Người chủ trì nên ngồi ở trung tâm, hướng đối diện cửa hoặc màn hình.
Vai trò và cấp bậc: Lãnh đạo, khách mời nên ngồi gần chủ tọa; thư ký và trợ lý ngồi cạnh để hỗ trợ.
Tầm nhìn: Mọi người cần thấy rõ người phát biểu và màn hình trình chiếu.
Khoảng cách di chuyển: Lối đi giữa các dãy tối thiểu 0.9m – 1m để dễ di chuyển.
Tránh góc nhọn: Hạn chế bố trí chỗ ngồi ở góc bàn vuông hoặc chữ nhật.

Áp dụng linh hoạt các cách sắp xếp bàn họp trên sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, nâng cao sự tập trung và hiệu quả của mỗi cuộc họp. Nếu bạn cần bàn họp chất lượng, thiết kế chuẩn cho mọi quy mô, hãy đến Bàn ghế văn phòng giá rẻ VOZ – nơi cung cấp giải pháp nội thất chuyên nghiệp, hiện đại và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.